Le amministrazioni pubbliche non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni pubbliche oggi. Tale adempimento è stato previsto a partire dal 6 giugno 2014, nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza. La stessa disposizione si applica, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali. Le stesse devono essere trasmesse secondo le disposizioni di legge. La FatturaPA deve avere contenuto rappresentato in un file XML, questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio. L’ autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura. La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura (riportato nell’indice delle PA). Chiunque lavori con la Pubblica Amministrazione, quindi, ha l‘obbligo di emettere la fattura in formato elettronico. La normativa prevede che sulle fatture elettroniche debba essere apposta la firma digitale. Le stesse, una volta inserite nel sistema, vengono inviate immediatamente alla Pubblica Amministrazione, previa apposizione di firma digitale al Sistema di Interscambio (SDI) che provvede a smistarle alle varie pubbliche amministrazioni.
La fattura elettronica è uno strumento che consente di riscuotere i crediti dalle Pubbliche Amministrazioni. Resta comunque l’obbligo di emissione della fattura cartacea nella propria contabilità interna. La normativa che regola l’emissione delle fatture elettroniche richiede che vengano istituiti sezionali differenti, che hanno ciascuno la propria serie di numerazione. Pertanto le fatture elettroniche emesse devono seguire una numerazione a parte (1, 1PA, 1E, etc.). Allo stesso modo, la fattura cartacea (che diventa una copia della fattura elettronica) dovrà avere stessa numerazione e stessa data. Le fatture elettroniche devono essere copie esatte delle fatture cartacee (a livello di contenuti).
Benché le fatture elettroniche vengano inviate subito dal programma, ogni Pubblica Amministrazione ha tempi di risposta diversi. Alcune rispondono immediatamente, altre (la maggior parte) rispondono in 2/3 giorni, alcune non rispondono. Se entro 15 giorni la Pubblica Amministrazione non risponde il Sistema di Interscambio dopo 15 giorni dalla notifica produce una ricevuta di decorrenza dei termini (che equivale ad un “abbiamo atteso la ricevuta ma l’Ente non ha risposto”). In questo caso dunque il Cliente è costretto a contattare l’Ente e a chiedere maggiori informazioni.
Può capitare che la Pubblica Amministrazione, una volta ricevuta la fattura elettronica, la rifiuti. Il rifiuto può dipendere da diversi fattori (dati mancanti, codici errati, importi errati, servizi non corrispondenti all’erogato, mancanza allegati, etc.). In ogni caso nella ricevuta è sempre specificato il motivo del rifiuto. Ma non sempre è comprensibile (perché ad esempio un rifiuto “tecnico”) e in molti casi occorre contattare l’Ente per le dovute delucidazioni.
Nel caso in cui la Pubblica Amministrazione rifiuti la fattura elettronica emessa, nella maggior parte dei casi occorre emettere una nota di credito elettronica e nuovamente una fattura elettronica. In ogni caso conviene contattare la Pubblica Amministrazione per le opportune verifiche.
Il dpr che regola l’emissione della fattura standard (613/72) non prevede una fattura senza partita iva. Il documento che viene emesso in questi casi è una “ricevuta per prestazioni occasionali” e non è veicolabile attraverso Sistema di Interscambio. Pertanto, in caso di assenza della partita iva (esempio di una ONLUS) la Pubblica Amministrazione può accettare in deroga alla legge la “fattura” cartacea; qualora l’Ente però non accetti tale documento (è una sua facoltà) il cedente ha due possibilità: 1) attivare una partita iva 2) rinunciare alla fattura. E’ pertanto impossibile veicolare un file senza partita iva attraverso il Sistema di Interscambio.
